Costruire nuove abitudini per lavorare meglio in gruppo: le Liberating Structures

Lavorando come designer a supporto di progetti di innovazione sociale, considero la facilitazione dei gruppi un elemento fondamentale della mia pratica. I gruppi spesso nascono con il fine preciso di portare a termine un progetto; il gruppo è però anzitutto un sistema di relazioni, e suoi membri sviluppano l'idea progettuale di pari passo con l'evoluzione delle proprie relazioni interne.

Relazioni e progetti sono legati da un rapporto di interdipendenza.

Non è una sorpresa, dunque, che ciascun membro del gruppo possa contribuire al progetto in maniera più significativa se si sente accettato, incluso e coinvolto. Un senso di sicurezza psicologica crea un'atmosfera in cui le persone possono sperimentaresenza sentirsi troppo imbarazzate o timorose delle conseguenze dei propri errori. Purtroppo, essere psicologicamente sicure e accoglienti non è tipico delle organizzazioni. Spesso si verifica l'opposto: i membri sono restii a partecipare, le riunioni sono disfunzionali, e molte buone idee non vengono portate a compimento, soffocate da indecisione e conflitti irrisolti. La tentazione di puntare il dito contro i singoli membri e giudicarli stupidi, incompetenti, malintenzionati è forte (e vi si cede frequentemente). Ma i veri colpevoli sono il sistema in cui i gruppi si trovano a operare e le pratiche consolidate, le abitudini che lo caratterizzano. Ho già discusso in un precedente articolo di come agire in maniera intenzionale per favorire il cambiamento di un sistema. In questo articolo voglio parlare di un elemento di scala ridotta: le microstrutture.

Cosa sono le microstrutture?

Le microstrutture sono pratiche quotidiane di piccola scala, schemi di interazione a cui, consapevolmente o meno, ci atteniamo quando comunichiamo in gruppo. Spesso passano inosservate perché fanno parte della nostra routine comunicativa, ma la loro influenza sul modo in cui lavoriamo in gruppo è enorme. Le microstrutture sono composte da cinque elementi:1) Un invito iniziale (per esempio un invito a collaborare, o un invito ad ascoltare una presentazione);2) L'organizzazione dello spazio (per esempio la disposizione delle sedie in file o in cerchio);3) La distribuzione della partecipazione (per esempio la scelta dei turni di parola);4) L'organizzazione dei gruppi (per esempio la presenza di un facilitatore, occasioni di confrontarsi a coppie, a piccoli gruppi, in plenaria);5) Il susseguirsi di passaggi con diversi tempi di lavoro (per esempio: una presentazione che dura 15 minuti, seguita da 15 minuti di discussione). 

 Tra le microstrutture più convenzionali troviamo: la presentazione, il resoconto, la discussione facilitata, il brainstorming e la discussione aperta.

La presentazione e il resoconto (che, di fatto, è come una serie di presentazioni) sono spesso noiosi per gli ascoltatori e possono inibire la discussione. Il brainstorming e la discussione aperta includono tutti, ma rischiano di essere dispersivi. Nella discussione facilitata, il controllo è nelle mani di una sola persona, il facilitatore, che detta i tempi e i turni di discussione. Spesso queste strutture convenzionali, anziché creare uno spazio di condivisione, generano confusione e frustrazione. Ma, fortunatamente, non sono gli unici strumenti a cui fare riferimento quando vogliamo dare forma a una riunione. 

Le Liberating Structures

L'importanza delle microstrutture si rivela quando cominciamo a usarne di nuove e diverse. Ripensare la struttura del lavoro in gruppo ci spinge a essere più intenzionali e a chiarire obiettivi, modi e tempi della riunione, anziché limitarci ad avere una lista di punti all'ordine del giorno. Nel libro The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation, Henry Lipmanowicz e Keith McCandless propongono un menu di 33 microstrutture alternative a quelle convenzionali. Ciascuna microstruttura è semplice, rapida, inclusiva e divertente e può essere usata da subito con un minimo di introduzione. Le Liberating Structures possono anche essere combinate in sequenze per individuare e risolvere problemi, notare schemi ricorrenti, esplorare scenari futuri. 

Occorre specificare che, come per tutti gli strumenti, l'uso delle Liberating Structures migliora con l'esercizio. Per questo, nella comunità di pratica di cui faccio parte (un gruppo di sei persone di diverse nazionalità che si incontra su Zoom per parlare di lavoro, futuro, cosa vuol dire essere umani) ci siamo dedicati alla sperimentazione di diverse Liberating Structures. Di seguito vi racconto uno di questi esperimenti. 

15% solutions

15% solutions è uno strumento per scoprire ciò che ciascuno ha la libertà di fare, e le risorse per farlo, adesso. La durata di applicazione della microstruttura è di circa 20 minuti. Essa è composta dai seguenti 5 elementi: 

1) Invito iniziale Ciascuno pensa a una sfida o un problema personale. In alternativa, si può concordare un problema o una sfida che il gruppo deve affrontare collettivamente. Ciascuno risponderà alla seguente domanda: Qual è il tuo 15%? In che ambiti hai la libertà e le risorse per agire ora? Cosa potresti fare con più risorse o se avessi maggiore autorità?

2) Organizzazione dello spazio Si dispongono delle sedie per dialogare a gruppi di 2-4 persone.

3) Distribuzione della partecipazione La parola gira e ciascuno può contribuire in maniera equa.

4) Organizzazione dei gruppi Si lascia qualche minuto per la riflessione individuale (è opportuno avere carta e penna a disposizione per prendere appunti). Poi, la discussione avviene in gruppi di 2-4 persone.

5) Passaggi e tempi

• Individualmente, ciascuno genera la propria lista di soluzioni. 5 minuti.

• Ciascuno condivide la propria lista di soluzioni nel gruppo di 2-4 persone. 3 minuti a testa, si parla uno alla volta.

• I membri del gruppo fanno domande, chiedono delucidazioni, cercano di andare più a fondo e offrono consigli. 5-7 minuti a testa, si parla uno alla volta.

15% solutions serve a scoprire che le soluzioni ai problemi (anche a quelli grandi e complessi) sono spesso distribuite tra più persone. Applicare questa microstruttura può aiutare il gruppo e i suoi componenti a passare dal sentirsi inermi, bloccati, incapaci a generare idee realizzabili, individuare risorse inutilizzate, ricostruire la fiducia nelle capacità individuali e collettive. 

L'effetto di 15% solutions

Uno dei membri della comunità di pratica, lo chiameremo Matteo, ha condiviso con noi che la sua organizzazione ha perso una grossa opportunità di finanziamento a causa dell'emergenza Covid-19. Trovare altre fonti di finanziamento allineate agli obiettivi dell'organizzazione non è semplice, ma le attività offerte prima della pandemia hanno riscosso grande successo ed è importante che possano riprendere. Di seguito le soluzioni individuate da Matteo:

• Potremmo continuare a esplorare bandi, contributi e sovvenzioni

• Potremmo reclutare più volontari

• Potrei offrirmi volontario io stesso, lavorando gratuitamente per l'organizzazione per un breve periodo (purché ciò non metta a rischio la mia sicurezza economica)

• Potremmo cercare nuovi alleati, così da fare domanda per dei finanziamenti in partenariato

A questo punto abbiamo chiesto delucidazioni a Matteo per comprendere meglio quali sono le spese che l'organizzazione deve sostenere, il tipo di partner con cui l'organizzazione potrebbe costruire alleanze, le attività offerte prima della pandemia e come il lavoro è continuato durante il lockdown. Dalla discussione è emerso che Sarah, un altro membro del gruppo, può mettere Matteo in contatto con dei potenziali partner. Alla fine della sperimentazione con 15% solutions, Matteo e Sarah hanno programmato una videochiamata per discutere la proposta di Sarah nel dettaglio. Nel giro di parola in chiusura della riunione, Matteo ci ha ringraziati per averlo ascoltato e ci ha confidato di sentirsi più tranquillo e sicuro rispetto a una questione che lo preoccupava da qualche settimana. Ha definito la nostra comunità di pratica un "faro di speranza" in una settimana buia. L'esercizio con 15% solutions non ha solo fatto emergere nuove opportunità per Matteo, ma ha rafforzato i rapporti di fiducia all'interno del gruppo.

Trasformare le microstrutture in nuove abitudini

Le Liberating Structures rendono il processo di cambiare abitudini comunicative più semplice; alterano gli schemi con cui normalmente interagiamo e ci spingono a operare in una logica più inclusiva. Invece di sviluppare strategie (cioè una serie di decisioni statiche e azioni pianificate) o di partire dall'identificazione di una lista di valori condivisi aspettandosi che le abitudini nascano da queste decisioni prese "a tavolino", le Liberating Structures ci invitano a sperimentare nuove abitudini, con l'aspettativa che queste diano vita a conversazioni strategiche e all'identificazione di valori condivisi. Il progetto e la strategia del gruppo sono così liberi di prendere forma di pari passo con lo sviluppo delle relazioni. P.S.: Liberating Structures ha un'app! È la maniera più divertente di esplorare le strutture. Si scarica qui.

Riferimenti e approfondimenti

Il sito di Liberating StructuresLipmanowicz, H., & McCandless, K. (2013). The surprising power of liberating structures: Simple rules to unleash a culture of innovation. Seattle, WA: Liberating Structures Press.

Design Studio for Social Intervention (2020). Ideas, Arrangements, Effects. Systems Design and Social Justice. (PDF)

Cau, M., & Maino, G. (Eds.). (2017). Progettare in partnership: idee e strumenti per collaborazioni cross-sector tra organizzazioni nonprofit, imprese, enti pubblici e gruppi informali di cittadini. Maggioli.

Margaret Heffernan (2015). Forget the pecking order at work. (TED Talk)